Onboarding mit System: So nutzt Du Personio für den perfekten Start

Der erste Tag entscheidet – So punktest Du mit gutem Onboarding

Ein neues Teammitglied startet - der erste Arbeitstag ist entscheidend: Der Laptop steht bereit, die Führungskraft nimmt sich Zeit, und das Team freut sich. So sollte es idealerweise laufen. Doch in vielen Unternehmen sieht die Realität anders aus: fehlende Informationen, offene Fragen und vergessene Zugänge.

Ein schlechtes Onboarding kostet Nerven – und im schlimmsten Fall gute Talente. Dabei braucht es oft nur eines: ein klares System. Mit Tools wie Personio kannst Du Dein Onboarding strukturieren und automatisieren. Hier erfährst Du, wie das gelingt.

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1. Klare Onboarding-Checklisten anlegen

Checklisten sind das Herzstück eines strukturierten Onboardings. Überlege Dir, welche Schritte neue Mitarbeitende durchlaufen sollen – vor dem ersten Tag, am ersten Tag, in der ersten Woche und im ersten Monat?

Beispiele für Checklisten-Inhalte:

• Vor dem Start: Vertrag verschicken, IT-Zugänge anfordern, Willkommenspaket vorbereiten.
• Am ersten Tag: Begrüßung durch die Teamleitung, Büroführung, Einführung ins HR-Tool.
• In der ersten Woche: Schulungen, Team-Lunch, Einführung in zentrale Prozesse.

In Personio kannst Du diese Aufgaben als Checkliste anlegen, zeitlich planen und den jeweiligen Verantwortlichen zuweisen. Für unterschiedliche Rollen (z.B. Sales, IT oder Werkstudent:innen) lassen sich spezifische Vorlagen erstellen.

Tipp: Starte mit einer allgemeinen Vorlage und passe sie durch Feedback und Erfahrung kontinuierlich an.

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2. Aufgaben automatisieren – aber mit System

Je mehr Aufgaben automatisch angestoßen werden, desto weniger musst Du manuell koordinieren. In Personio kannst Du z. B. festlegen, dass fünf Tage vor dem Start eine Aufgabe an die IT geht („Laptop bereitstellen“) oder dass die Führungskraft am ersten Arbeitstag eine Begrüßung plant.

Wichtig: Automatisierung darf nicht zum "Blindflug" werden. Halte regelmäßig Rücksprache mit den Beteiligten. Funktioniert alles? Werden Fristen eingehalten? Gibt es unnötige Aufgaben?

Tipp: Setze monatlich einen Reminder für Dich selbst, um die Checklisten zu prüfen und anzupassen.

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3. Informationen bündeln – alles an einem Ort

Neue Mitarbeitende haben gerade in den ersten Tagen viele Fragen: Wo finde ich was? Wer ist wofür zuständig? Wie läuft die Zeiterfassung?

Sammle alle wichtigen Informationen in einem digitalen Onboarding-Guide oder einem internen Bereich in Personio. Dort kannst Du z. B. Teamvorstellungen, Ablaufpläne oder interne Tools verlinken. So vermeidest Du Einzelanfragen und erleichterst das Ankommen.

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4. Persönliche Momente fest einplanen

Struktur ist wichtig – aber nicht alles. Plane bewusst persönliche Elemente ein: Ein kurzer Videogruß vom Team, ein gemeinsames Frühstück oder ein persönlicher „Buddy“, der beim Einstieg hilft.

Tipp: Frage frühzeitig nach individuellen Wünschen des neuen Mitarbeitenden – und nimm diese ernst.

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5. Feedback einholen und den Prozess verbessern

Nach dem ersten Monat ist der perfekte Zeitpunkt für ein strukturiertes Feedback. Was lief gut? Was war unklar? Wo besteht noch Bedarf? Mit Personio kannst Du einfache Umfragen verschicken oder das Gespräch persönlich führen.

Tipp: Ergänze Deine Onboarding-Checkliste um eine „Review-Aufgabe“, damit das Feedback nicht auf der Strecke bleibt.

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Fazit: Ein gutes Onboarding ist planbar

Ein gelungenes Onboarding ist kein Zufall – sondern das Ergebnis klarer Abläufe, durchdachter Kommunikation und gezielter Verantwortlichkeiten. Mit Tools wie Personio kannst Du Struktur schaffen, Zeit sparen und trotzdem persönlich bleiben.

Starte klein, teste Deine Checklisten, hole Feedback ein – und entwickle den Prozess Schritt für Schritt weiter. So machst Du den ersten Arbeitstag nicht nur angenehm, sondern richtig stark!

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