Checkliste: Diese Prozesse solltest Du in Personio zuerst digitalisieren
Digitalisierung im HR – Wo fängt man an?
Du möchtest endlich weg von Excel-Tabellen und Papierformularen? Eine ausgezeichnete Entscheidung! Besonders in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) ist die HR-Abteilung oft chronisch unterbesetzt, muss aber dennoch zahlreiche Prozesse wie Recruiting, Personalverwaltung, Abwesenheitsmanagement und Lohnabrechnung bewältigen. Mit einer HR-Software wie Personio kannst Du viele dieser Aufgaben digitalisieren und dadurch wertvolle Zeit sparen. Doch wo sollte man beginnen? In diesem Beitrag findest Du eine klare Checkliste: Diese HR-Prozesse solltest Du zuerst digitalisieren, um schnell spürbare Verbesserungen im Arbeitsalltag zu erzielen.
1. Abwesenheitsmanagement – Der ideale Einstieg
Urlaube, Krankmeldungen oder Homeoffice-Anträge werden in vielen KMUs noch per E-Mail oder Excel organisiert. Das ist zeitaufwendig, fehleranfällig und führt oft zu Missverständnissen. Mit Personio kannst Du Abwesenheiten unkompliziert digital verwalten: Mitarbeitende beantragen Urlaub direkt über die App, Führungskräfte genehmigen ihn mit einem Klick, und der Kalender aktualisiert sich automatisch. Teamübersichten sind immer aktuell.
Praxis-Tipp: Aktiviere gleich zu Beginn die E-Mail-Benachrichtigungen, damit keine Anträge übersehen werden.
Effekt: Weniger Rückfragen, bessere Planbarkeit und ein sofort sichtbarer Mehrwert für alle Beteiligten.
2. Digitale Personalakte – Schluss mit Papierkram
Die digitale Personalakte bildet das Herzstück jeder HR-Software. In Personio kannst Du alle relevanten Dokumente wie Arbeitsverträge, Gehaltsvereinbarungen oder Fortbildungsnachweise zentral speichern – DSGVO-konform und jederzeit abrufbar. Zudem lassen sich eigene Dokumenttypen anlegen, Erinnerungen setzen (z. B. bei Probezeitenden) und Mitarbeitende können Dokumente selbst hochladen.
Praxis-Tipp: Beginne mit den aktuellsten Unterlagen und arbeite Dich schrittweise durch ältere Dokumente. So bleibt der Aufwand überschaubar.
3. Onboarding – Effizient und professionell
Neue Mitarbeitende starten oft mit einer Vielzahl von Formularen und Aufgaben. Ein digitaler Onboarding-Prozess spart nicht nur Zeit, sondern hinterlässt auch einen professionellen ersten Eindruck. Mit Personio kannst Du Onboarding-Vorlagen erstellen, To-dos zuweisen, Dokumente digital unterzeichnen lassen und Checklisten für jeden neuen Mitarbeitenden automatisieren.
Best Practice: Erstelle spezifische Vorlagen für unterschiedliche Jobprofile (z. B. IT, Sales, HR), um den Prozess zu standardisieren und Zeit zu sparen.
4. Zeiterfassung – Einfach, sicher und gesetzeskonform
Seit dem EuGH-Urteil zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung ist dieses Thema besonders relevant geworden. Mit Personio können Mitarbeitende ihre Arbeitszeit bequem per App, Browser oder Terminal erfassen. Du hast die Möglichkeit, Pausenregeln, Gleitzeitmodelle oder Wochenstunden individuell einzustellen. Die erfassten Daten landen direkt im System und können für die Lohnabrechnung verwendet werden.
Tipp: Beziehe den Betriebsrat oder Führungskräfte frühzeitig ein, um Akzeptanz für das neue System zu schaffen.
5. Bewerbermanagement – Strukturierter rekrutieren
Wenn Du regelmäßig neue Mitarbeitende suchst, gehört das Recruiting zu den wichtigsten Prozessen der Digitalisierung. Mit Personio kannst Du Stellenausschreibungen zentral erstellen, sie per Klick auf mehreren Jobportalen veröffentlichen und alle Bewerbungen an einem Ort verwalten. Außerdem lassen sich Interviewprozesse definieren, Feedback sammeln und Absagen automatisieren – alles DSGVO-konform.
Quick Win: Nutze das Karriereseiten-Plugin von Personio, um Bewerbungen direkt über Eure Website zu erhalten.
Fazit: Kleine Schritte mit großer Wirkung
Die Digitalisierung Deiner HR-Prozesse muss kein Mammutprojekt sein. Mit Personio kannst Du Schritt für Schritt vorgehen: Beginne mit den Grundlagen wie Abwesenheitsmanagement und digitalen Personalakten, bevor Du Dich um Onboarding, Zeiterfassung und Recruiting kümmerst. Jeder digitalisierte Prozess erleichtert Deinen Arbeitsalltag spürbar – und schafft echte Entlastung für Dein HR-Team!
